Es cierto que encargar merchandising parece una ser una tarea bastante sencilla, hasta que empieza la toma de decisiones: productos, cantidad, color, técnica, fechas, envíos, archivos, presupuesto y margen para cambios. Por este motivo, antes de pedir una cotización, te recomendamos tener a la mano una checklist para encargar merchandising que te ayude a aterrizar mejor la idea y a evitar ajustes de última hora.
Cuando tienes muy claro qué necesitas, para quién lo necesitas y bajo qué condiciones lo necesitas, el pedido deja de depender de suposiciones. Con nuestra checklist podrás ordenar mejor las decisiones más importantes y así entender mejor cómo encargar merchandising con más seguridad, sobre todo si estás buscando merchandising corporativo, regalos para eventos o si estás pensando en encargar ropa personalizada.
¿Por qué una cheklist es fundamental?
Una checklist no solo te va a servir para no olvidar detalles, sino que te ayudará a tomar mejores decisiones desde el principio. Por ejemplo, en un pedido de merchandising, elegir mal el color puede hacer que el logo pierda visibilidad; un archivo en baja resolución puede arruinar el acabado; y una fecha demasiado ajustada puede convertir un pedido muy sencillo en una urgencia bastante costosa.
Lo cierto es que la calidad en merchadising empieza antes de producir, empieza desde que comienzas a definir objetivos, presupuestos, especificaciones y plazos. También te puede ser de gran ayuda para comparar con mejor criterio, porque no todos los proveedores de merchandising cotizan igual ni incluyen los mismos servicios.
Sección 1: Definir el objetivo
Antes de siquiera hablar de productos, técnicas o cantidades, es necesario que tengas claro para qué es ese merchandising. Es decir, no es igual preparar regalos para una feria que crear uniformes para tu equipo, lanzar una promoción o agradecerles a clientes habituales. Ten claro que el propósito marca el tipo de producto, el nivel de personalización y el presupuesto necesario. Estas son las preguntas que te ayudarán a definir mejor tu objetivo:
Pregunta 1: ¿Cuál es el objetivo principal?
Esta es la primera pregunta porque que te ayuda a definir mejor el objetivo, es decir, a tener más claro si este busca mejorar la visibilidad de marca, la fidelización, el uso interno, o si será una activación en evento o un regalo corporativo. La respuesta que obtengas te ayuda a evitar decisiones equivocadas.
Por ejemplo, si el producto se va a entregar en una feria, tal vez te convenga algo ligero, útil y fácil de transportar. Pero si será para los empleados, puede ser más importa la durabilidad, la comodidad y la coherencia con la identidad visual.
Pregunta 2: ¿Cuál es tu presupuesto total?
Ten en cuenta que cuando hablamos del presupuesto merchandising, este no tiene que limitarse únicamente al precio del producto. Se tienen que incluir otros detalles como la personalización, las pruebas de embalaje, y detalles sobre los envíos, impuestos, posibles ajustes y algo de margen para los imprevistos.
Hay muchos casos en los que el error no está en elegir un producto costoso, sino en calcular solamente una parte del coste total. Tienes que dejar un colchón razonable para posibles cambios de diseño, variaciones de cantidad o algunas necesidades logísticas.
Pregunta 3: ¿Cuántas unidades realmente necesitas?
Obviamente, la cantidad influye en el precio unitario, pero también lo hacen la técnica de impresión y los tiempos de producción. Pedir muy pocas unidades puede llegar a limitar tus opciones; pero pedir demasiadas puede dejarte stock sin usar.
Tienes que pensar en destinatarios reales, posibles reposiciones y el margen extra. Cuando calculas bien las cantidades, consigues reducir el desperdicio y mejorar la rentabilidad del pedido.
Sección 2: Producto y especificaciones
La elección del producto nunca debe depender solo de que se vea bonito en catálogo. Debes de pensar en su uso, el contacto, la resistencia, el público y la coherencia de la marca. Las especificaciones merchandising sirven como una ficha técnica mínima para que todos puedan entender lo mismo antes de la producción.
Pregunta 4: ¿Qué tipo de producto necesitas?
Tienes que decidir si necesitas textil, libretas, bolsas, botellas, accesorios tecnológicos, material para eventos u otro tipo de producto promocional. Si estás pensando en encargar ropa personalizada, te recomendamos revisar detalles como las tallas, el tejido, el gramaje, el corte y la temporada de uso.
Los productos útiles suelen tener más recorrido en comparación a uno que resulta más llamativo, pero poco práctico. Si la persona que lo recibe lo usa con frecuencia, entonces tu marca habrá conseguido ganar presencia sin forzarla.
Pregunta 5: ¿Qué colores y variantes?
Los colores terminan afectando la visibilidad del logo, el contraste y la percepción del diseño. Un logo oscuro sobre una prenda oscura pierde fuerza, y una tinta clara sobre ciertos materiales puede necesitar ciertos ajustes. Si necesitas variantes por color, talla o modelo, ten en cuenta los costes extras y más control de inventario.
Pregunta 6: ¿Técnica de impresión?
La técnica que elijas es irreversible y tienes que elegir entre DTF, serigrafía, bordado, sublimación o grabado, ya que no te ofrecen el mismo resultado ni sirven para todos los materiales. No elijas la técnica solamente por el precio, te recomendamos elegir la que mejor respete el diseño y el uso que se le dará al producto.
Pregunta 7: ¿Ubicación del logo o diseño?
Ten cuidado con la ubicación, no es pura estética. Por ejemplo, un logo en el pecho, la manga, la espalda, en una esquina de una libreta o en el lateral de una botella cambia la visibilidad y la experiencia de uso. Ten en cuenta que en las prendas puede afectar el desgaste o la comodidad, mientras que en objetos pequeños una mala ubicación puede hacer que quede muy discreto.
Pregunta 8: ¿Resolución y archivos listos?
Los archivos en baja resolución suelen tener bordes pixelados, colores imprecisos o diseños que se ven poco profesionales. Lo mejor es entregar archivos vectoriales o formatos aptos para impresión, que tengan colores definidos y versiones alternativas en caso de que el fondo cambie.
Sección 4: Plazos y logística
Debes tener en cuenta que los plazos no dependen únicamente de la producción, sino que también influyen otros aspectos como la revisión del diseño, la aprobación de pruebas, la disponibilidad del stock, el transporte y, si aplica, los procesos de aduana. Y si el pedido es para una fecha fija, te puede convenir trabajar hacia atrás desde el día del evento.
Pregunta 9: ¿Cuál es tu fecha límite?
Es importante que no solo indiques cuándo te gustaría recibirlo, sino la fecha real en la que el material debe de estar listo. Si es para una presentación, feria o campaña, te recomendamos agregar algo de margen para revisar el pedido al recibirlo. En muchos casos, tener unos días extra puede marcar la diferencia entre corregir o conformarte.
Pregunta 10: ¿Dónde enviar el pedido?
Ten presente que la dirección de entrega afecta los tiempos, costes y a las condiciones logísticas. Los envíos locales no se gestionan igual que uno nacional o internacional. En caso de que el pedido cruce fronteras, tienes que revisar la documentación, posibles tasas y tiempos adicionales.
Te recomendamos leer la guía de importación de mercancías de la Comisión Europea, ya que puede ayudarte a entender mejor estos pasos. Además, las aduanas pueden llegar a generar retrasos, así que no te conviene dejar la entrega para el último día.
Errores comunes que evitarás
Lo cierto es que muchos errores al encargar merchandising no aparecen por falta de interés, sino que se presentan desde que se empieza sin tener información suficiente. Para cerrar nuestra chekclist, te recomendamos agregar las siguientes cinco preguntas antes de aprobar cualquier pedido:
- 11: ¿Dejaste tiempo de margen para cambios o retrasos?
- 12: ¿El diseño fue revisado sobre el producto real o una maquetafiable?
- 13: ¿El presupuesto incluye el envío, personalización e imprevistos?
- 14: ¿Quién aprobará los cambios en caso de que surja una incidencia?
- 15: ¿Las especificaciones quedaron por escrito antes de producir?
Al hacerte estas preguntas evitarás cometer varios errores, sobre todo tres problemas muy frecuentes: solicitar un plazo demasiado ajustado, cambiar especificaciones a mitad del proceso y no reservar margen presupuestario para hacer ajustes.
Conclusión: un pedido sin sorpresas
Encargar merchendising no solo consiste en elegir un producto y ponerle un logo. En realidad, consiste en toma decisiones alineadas con tu objetivo, tu presupuesto, tu público y tus plazos. Este checklist te será de ayuda para pasar de una idea general a un pedido más concreto, con menos riesgo y con mejores posibilidades de obtener buenos resultados.
Si quieres evitar complicaciones, contratar un servicio profesional puede ser una excelente opción. Recuerda que en Semaliac puedes encontrar servicios de merchandising personalizados con los que vas a poder transformar tu idea en un pedido más claro y viable.
