Si estás planeando un evento corporativo lo primero que debes saber es que el evento empieza desde antes de que lleguen los invitados. Se tiene que cerrar el espacio, coordinar a los proveedores, confirmar a los asistentes, preparar materiales y decidir qué ocurrirá en cada momento del evento. El regalo forma parte de ese recorrido, aunque a veces se deje para los últimos días del evento.
Por este motivo, cuando estés pensando en las distintas opciones de regalos para eventos corporativos, primero debes preguntarte qué papel tendrá el regalo dentro de la celebración.
Eventos como aniversarios, inauguraciones y convenciones internas llegan a reunir a cientos de personas, pero cada uno de estos eventos tiene una intención diferente. El regalo se elige después, cuando ya tienes claro qué quieres recuerden las personas que lo van a recibir y cómo va a entrar dentro de su experiencia.
Por qué los grandes eventos corporativos merecen un merchandising distinto
En los eventos con muchas personas el merchandising deja de ser únicamente una decisión de diseño. También se deben tener en cuenta aspectos como las cantidades, el transporte, los tiempos de producción y el modo en que se repartirá cada pieza. Lo cierto es que la escala del regalo termina cambiando decisiones que en los eventos pequeños apenas y son perceptibles.
Por ejemplo, imagina que se repartirán 600 piezas, las cuales puedes colocarlas en cada asiento antes de que empiece la convención o puedes entregarlas al terminar una inauguración; el regalo es el mismo, pero cambian aspectos como el montaje, el espacio necesario y lo que el asistente tiene que llevar durante la jornada. Cuando hablamos de grandes volúmenes, una pequeña diferencia rápidamente se puede convertir en un problema de reparto.
En caso de que necesites controlar la llegada de los invitados, las acreditaciones para eventos pueden ser integradas desde el registro. Cuando la identificación debe mantenerse visible durante varias horas, los lanyards personalizados pueden ayudar a ordenar el acceso y a mantener la identidad gráfica presente.
Regalos para aniversarios de empresa
Cuando hablamos de regalos para aniversario de empresa, estos parten de algo que una inauguración todavía no tiene: una historia compartida. Antes de empezar a ver productos, piensa qué parte de esa trayectoria vale la pena convertirse en recuerdo, porque cumplir diez, veinticinco o cincuenta años no es exactamente lo mismo.
Las empresas jóvenes celebran crecimiento, primeras conquistas y a las personas que ayudaron a construir el proyecto. En cambio, una compañía con varias décadas de actividad puede darle más peso a la continuidad, a los cambios que se han superado o a una forma de trabajar que ha conseguido mantenerse durante muchos años.
Ten presente que no necesitas resumir toda esa historia en el regalo, ya que a veces basta con una fecha bien integrada, una referencia visual reconocible, un mensaje breve o una personalización que tenga sentido luego de escuchar lo que se cuenta durante el evento. De hecho, si el regalo necesita de un párrafo entero para explicar por qué fue elegido, entonces la relación con el aniversario no está lo suficientemente clara.
También importa quién recibe el regalo: un empleado que lleva quince años en la empresa termina viviendo la fecha de manera distinta a un cliente que acude al evento como invitado. Así que es muy importante que compruebes si un único detalle funciona para ambos públicos o si hay razones reales para preparar distintas versiones.
Asimismo, no pases por alto el hecho de que la forma de entrega termina por construir el contexto. El mismo objeto puede tener un significado distinto cuando llega luego de reconocer al equipo, recordar un logro o agradecer varios años de colaboración.
Si no hay un motivo claro para crear distintas versiones del regalo, entonces simplifica. Menos referencias significan menos errores durante la preparación, un control más sencillo de cantidades y una entrega mucho más cómoda cuando hablamos de cientos de asistentes. La primera impresión se construye durante todo el recorrido, no solamente cuando el regalo aparece.
Regalos para inauguraciones y aperturas
Piensa en alguien que llega a una apertura: Primero encuentra el acceso al evento, se registra, recibe información, visita varias zonas y luego participa en una presentación. Si le entregas una caja grande en cuanto entra, entonces tendrá que cargar esa caja durante toda su visita; pero si el mismo detalle le espera a la salida, entonces funciona como un buen recuerdo sin interferir con su experiencia del evento.
Este tipo de detalles ayudan mucho al momento de elegir el merchandising para inauguraciones. Una bolsa ayuda a guardar la documentación durante el recorrido, una prenda sirve para identificar al personal y un detalle pequeño funciona bien al despedirse del invitado. No son solo productos diferentes: tienen distintos objetivos y se ocupan en momentos diferentes.
La calidad de los objetos también debe tener tu atención, ya que forma parte de la primera impresión. Esto no quiere decir que estás obligado a siempre comprar la alternativa más costosa, pero sí a evitar que el detalle contradiga el cuidado puesto en el espacio, la percepción o la presentación de marca.
Cuando en el evento se van a presentar distintos tipos de invitados, tienes que revisar si de verdad necesitan regalos distintos. Por ejemplo, crear un pack para prensa, uno para clientes, uno para proveedores y uno para el equipo interno parece una buena personalización sobre el papel, pero esto termina multiplicando cajas, etiquetas y aumentando la posibilidad de confusiones durante el día del evento. Ten en cuenta que personalizar más no siempre significa organizar mejor.
Detalles para celebraciones internas: convenciones, kick-off y fiestas de equipo
En las celebraciones internas, no tienes que presentarle la empresa a las personas que recibirán el regalo: trabajan en ella todos los días. Lo que realmente necesitas es entender qué está ocurriendo con el equipo en ese determinado momento.
Un kick-off marca el comienzo de nuevos objetivos; una convención junta a las personas que apenas coinciden durante el año; y una fiesta de equipo cierra meses de trabajo que son especialmente intensos. Por este motivo, los regalos para celebraciones internas de empresa terminan funcionando mejor cuando acompañan la razón del encuentro y no solo a la identidad visual.
Las camisetas personalizadas son un buen ejemplo, ya que cuando forman parte de una actividad son de gran ayuda para identificar equipos o para crear una imagen común durante la jornada, además de que tienen una función muy clara desde el primer momento.
En el caso específico de las prendas debes tener cuidado con un detalle que se presenta enseguida: las tallas. Debes recogerlas con antelación, definir unas pocas unidades de reserva y decidir quién resolverá un cambio cuando alguien se dé cuenta de que necesita otra talla. Con 30 personas tal vez sea una incidencia pequeña, pero cuando hablamos de 700 personas, improvisar la misma solución junto al escenario puede convertirse en algo bastante incómodo.
Pero eso no es todo, ya que el momento de la entrega también debe responder a la actividad: un material que se usará durante una dinámica necesita estar preparado desde antes; mientras que un detalle que se dará como agradecimiento puede esperar hasta el cierre. Entre más sencillo parezca el reparto para el asistente, más trabajo de coordinación habrá tenido detrás.
Cómo coordinar el regalo con la comunicación del evento
Comienza por juntar a las personas que están tomando las decisiones. Si el departamento de comunicación trabaja el concepto por su lado y el de compras selecciona el regalo por el suyo, entonces es fácil que se termine con dos mensajes correctos que no parecen pertenecer al mismo evento.
Aquí te recomendamos empezar por una frase que todos puedan entender: qué queremos que recuerden los asistentes cuando piensen en esta celebración dentro de una semana. Si ese recuerdo no está del todo claro, entonces todavía es pronto para decidir el producto. Esta frase obliga a que comunicación, compras y organización trabajen teniendo esa prioridad en cuenta antes de empezar a producir.
A partir de aquí debes revisar el producto sin obligarlo a repetir de forma literal el lema. Un aniversario centrado en las personas admite un regalo ligado al reconocimiento; una inauguración que habla de una nueva etapa puede usar algo que acompañe la visita o que permanezca después como un recuerdo. El vínculo puede estar en la función, en el diseño, en un mensaje o incluso en el momento de la entrega.
Este también es un buen momento para revisar los compromisos de sostenibilidad de la empresa. Puedes plantear una gestión sostenible del evento considerando su impacto social, económico y ambiental, por lo que tiene sentido evaluar los materiales, las cantidades, los proveedores y la utilidad del merchandising dentro de la planificación general, no cuando el resto del evento ya está planeado y cerrado.
Antes de aprobar todo el plan, debes hacer un recorrido mental del día del evento. Sigue al invitado desde la entrada hasta su salida: qué recibirá primero, qué llevará en sus manos, dónde dejará sus cosas, cuándo aparece el regalo y qué hará después con él. Es una revisión sencilla que te puede ayudar a descubrir y evitar problemas que no siempre se pueden observar cuando observas el producto de forma aislada.
Preguntas frecuentes
Busca un detalle simbólico relacionado con la trayectoria o los valores que la empresa quiere destacar. Primero decide qué parte del aniversario merece permanecer en la memoria y usa esa idea para orientar la personalización.
Elige productos visibles y de buena calidad que acompañen la primera impresión. Revisa también el recorrido del invitado y el momento de entrega, porque un buen detalle pierde valor si resulta incómodo durante la apertura.
Oriéntalo según el número de asistentes y el tipo de celebración. Añade personalización, embalaje, transporte y unidades de reserva para calcular un importe por persona.
